Auf der Baustelle trifft die strengste Aufzeichnungspflicht auf die unruhigsten Arbeitsbedingungen. Wer die Frist kennt und die Zeiten dem Objekt zuordnet, erfüllt beides auf einmal: die Prüfung und die Nachkalkulation.
Der Bau steht seit Jahren im Fokus der Finanzkontrolle Schwarzarbeit. Deshalb knüpft die Dokumentationspflicht hier nicht an die Beschäftigungsform an, sondern an die Branche.
§ 17 Abs. 1 MiLoG verpflichtet Arbeitgeber, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen – bei geringfügig Beschäftigten und darüber hinaus in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen. Dazu gehören unter anderem das Baugewerbe, das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, das Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe, das Gebäudereinigungsgewerbe sowie Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen.
Für Handwerksbetriebe bedeutet das eine Zweiteilung. Wer Bauleistungen erbringt, fällt mit dem gesamten Personal unter die Pflicht – vom Auszubildenden bis zum Polier. Betriebe außerhalb dieser Bereiche, etwa ein Friseur- oder Kfz-Betrieb, müssen die Aufzeichnung jedenfalls für ihre Minijobber führen. Die allgemeine Pflicht, überhaupt ein System zur Arbeitszeiterfassung einzurichten, hat das Bundesarbeitsgericht 2022 unabhängig davon aus dem Arbeitsschutzgesetz abgeleitet; sie trifft jeden Betrieb. Welche Angaben ein Nachweis grundsätzlich enthalten muss, steht in Stundenzettel: Pflichtangaben und Aufbau.
Vier Größen entscheiden darüber, ob eine Prüfung glatt läuft. Sie sind unabhängig davon, ob auf Papier, in einer Tabelle oder in einer App dokumentiert wird.
Die Sieben-Tage-Frist ist die Stelle, an der Baustellen-Dokumentation typischerweise scheitert. Wenn der Vorarbeiter die Zettel der Kolonne erst zum Monatsende einsammelt, sind die ersten drei Wochen bereits verspätet aufgezeichnet – auch dann, wenn inhaltlich alles stimmt. Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden.
Zu beachten ist außerdem, dass im Bauhauptgewerbe tarifliche Mindestlöhne gelten, die über dem gesetzlichen Mindestlohn liegen können und für allgemeinverbindlich erklärt sind. Für die Aufzeichnung ändert das nichts – für die Prüfung der gezahlten Vergütung sehr wohl.
Die Arbeitszeitaufzeichnung ist nur eine von mehreren Pflichten, die bei einer Kontrolle abgefragt werden.
| Pflicht | Inhalt | Grundlage |
|---|---|---|
| Arbeitszeitaufzeichnung | Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, binnen sieben Kalendertagen, zwei Jahre aufzubewahren | § 17 MiLoG |
| Mitführungspflicht | Beschäftigte führen Personalausweis, Pass oder Passersatz mit und legen ihn auf Verlangen der Zollbehörden vor | § 2a SchwarzArbG |
| Unterrichtungspflicht | Der Arbeitgeber unterrichtet vor Arbeitsaufnahme schriftlich über die Mitführungspflicht und bewahrt den Nachweis auf | § 2a SchwarzArbG |
| Sofortmeldung | Meldung des Beschäftigungsbeginns an die Datenstelle der Rentenversicherung, spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung | § 28a Abs. 4 SGB IV |
| Aufzeichnung über acht Stunden | Die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit ist gesondert aufzuzeichnen | § 16 Abs. 2 ArbZG |
Praktischer Nebeneffekt: Wer die Arbeitszeiten tagesaktuell und personenbezogen vorliegen hat, kann bei einer Prüfung in Minuten liefern, statt Ordner zu durchsuchen.
Gesetzlich reichen drei Angaben. Betriebswirtschaftlich reichen sie nicht – im Handwerk entscheidet die Zuordnung der Stunden über die Marge.
Auf der Baustelle arbeitet dieselbe Person häufig an mehreren Objekten pro Woche, teils an mehreren pro Tag. Ein Stundenzettel, der nur „8 Stunden“ ausweist, erfüllt zwar § 17 MiLoG, sagt aber nichts darüber, ob der Auftrag kalkuliert war. Drei Ergänzungen zahlen sich aus:
Objekt- oder Auftragsbezug. Jede Buchung wird einer Baustelle oder einem Auftrag zugeordnet. Erst damit ist die Nachkalkulation möglich – und die Abrechnung nach Aufwand belegbar.
Tätigkeitsangabe. Eine knappe Angabe zur ausgeführten Arbeit macht aus dem Zeitnachweis einen Leistungsnachweis, der bei Streit über den Werklohn hilft.
Fahr- und Rüstzeiten. Fahrten, die im Betrieb beginnen – Beladen, Abholen von Kolleginnen und Kollegen auf Weisung, Fahrt zur Einsatzstelle – sind regelmäßig Arbeitszeit und gehören dokumentiert. Der reine Weg von zu Hause zur ersten Arbeitsstelle ist dagegen grundsätzlich Wegezeit; im Bauhauptgewerbe bestehen dazu eigene tarifliche Regelungen. Wie sich solche Zeiten auf die Kosten auswirken, rechnet die Seite Zahlen & Rechenwege vor.
Papier ist auf der Baustelle nicht verboten – es ist nur die Variante mit der höchsten Fehlerquote und dem größten Nacharbeitsaufwand.
Der typische Ablauf im Betrieb sieht so aus: Zettel werden geschrieben, gesammelt, verloren, nachgereicht, im Büro abgetippt und beim Übertragen falsch gelesen. Jede dieser Stationen kostet Zeit und erzeugt Differenzen zwischen dem, was gearbeitet, und dem, was abgerechnet wurde. Eine mobile Erfassung schneidet die Kette ab: Gestempelt wird dort, wo gearbeitet wird, und die Buchung liegt sofort im System – die Sieben-Tage-Frist läuft damit nie ins Leere.
Aplano erfasst Zeiten über die Mitarbeiter-App für iOS und Android, im Browser oder über ein Tablet als Stempeluhr-Terminal mit RFID oder Fingerabdruck, das im Container oder Betriebshof stehen kann. Buchungen lassen sich Projekten zuordnen, Korrekturen laufen über einen Antrag mit Freigabe und bleiben protokolliert, und Auswertungen gehen als Export in die Lohnabrechnung. Optional lässt sich Geofencing nutzen, damit nur am Einsatzort gestempelt wird – ein Eingriff, der eine Rechtsgrundlage und in Betrieben mit Betriebsrat dessen Zustimmung braucht. Die Zeiterfassung ist im Pro-Tarif enthalten (4,50 € je Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt., Stand Juli 2026) und 14 Tage ohne Kreditkarte testbar; der günstigste Einstieg beginnt bei 0,50 €. Den Umstieg im Detail beschreibt Vom Papier-Stundenzettel zur App.
Im Baugewerbe und den übrigen in § 2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftsbereichen gilt sie unabhängig von der Beschäftigungsform, also auch für Vollzeitkräfte. In anderen Handwerksbetrieben greift die Pflicht nach § 17 MiLoG jedenfalls für geringfügig Beschäftigte. Unabhängig davon besteht die allgemeine Pflicht, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen.
Fahrten, die im Betrieb beginnen – vom Betriebshof zur Einsatzstelle, das Beladen des Fahrzeugs oder das Abholen von Kolleginnen und Kollegen auf Weisung – sind regelmäßig Arbeitszeit und gehören auf den Stundenzettel. Der reine Weg von zu Hause zur ersten Arbeitsstelle ist grundsätzlich Wegezeit. Die Tarifverträge des Bauhauptgewerbes enthalten eigene Regelungen zu Wegezeiten und deren Vergütung.
Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit prüft, ob Beschäftigte ordnungsgemäß angemeldet sind, ob der Mindestlohn gezahlt wird und ob die Arbeitszeitaufzeichnungen vollständig und fristgerecht geführt werden. Beschäftigte in den Bereichen des § 2a SchwarzArbG müssen Ausweispapiere mitführen und auf Verlangen vorlegen; der Arbeitgeber muss sie darüber vorab schriftlich unterrichten.
Die Sonderregeln für geringfügig Beschäftigte stehen in Stundenzettel bei Minijob und Aushilfen. Wer zunächst mit einer Tabelle starten will, findet in Stundenzettel-Vorlage für Excel und Word den Aufbau. Die Branchenpraxis fasst die Seite Praxis zusammen.
Quellen und Stand (12. August 2026): § 17 MiLoG · § 2a SchwarzArbG · § 28a SGB IV (Sofortmeldung) · § 16 ArbZG · Zoll: Mitführungs-, Vorlage- und Meldepflichten · BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21 · Aplano: Zeiterfassung und Preise (abgerufen Juli 2026). Rechtsinformationen ersetzen keine Beratung im Einzelfall; tarifvertragliche Regelungen können abweichen.