Auf die Frage, wie lange Stundenzettel aufzubewahren sind, kursieren vier verschiedene Antworten – und alle vier sind richtig. Sie beantworten nur nicht dieselbe Frage.
Der Stundenzettel ist kein Dokumententyp mit eigener Frist, sondern ein Blatt, das je nach Verwendung unter verschiedene Gesetze fällt.
Der gleiche Zettel kann drei Rollen gleichzeitig spielen. Als arbeitszeitrechtlicher Nachweis belegt er, dass Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten wurden – dafür interessiert sich die Aufsichtsbehörde. Als Kontrollunterlage nach dem Mindestlohngesetz belegt er, dass für alle geleisteten Stunden mindestens der Mindestlohn gezahlt wurde – dafür interessiert sich der Zoll. Und als Beleg der Lohnabrechnung begründet er eine Buchung – dafür interessieren sich Finanzamt und Rentenversicherung.
Jede dieser drei Rollen hat ihre eigene Frist, und sie laufen nebeneinander. Maßgeblich ist deshalb nie die kürzeste, sondern immer die längste Frist, die auf das konkrete Dokument anwendbar ist. Wer den Zettel nach zwei Jahren vernichtet, weil das Arbeitszeitgesetz nur zwei Jahre verlangt, kann damit gegen die Abgabenordnung verstoßen.
Fünf Normen kommen für Arbeitszeitaufzeichnungen regelmäßig in Betracht. Die Tabelle ordnet sie nach Anlass, nicht nach Dauer.
| Grundlage | Was betroffen ist | Frist |
|---|---|---|
| § 16 Abs. 2 ArbZG | Nachweise über die über acht Stunden hinausgehende werktägliche Arbeitszeit | mindestens 2 Jahre |
| § 17 Abs. 1 MiLoG | Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit bei Minijobs und in den Branchen des § 2a SchwarzArbG | mindestens 2 Jahre |
| § 28f Abs. 1 SGB IV | Entgeltunterlagen, zu denen die Arbeitszeitnachweise als Grundlage gehören | bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres |
| § 41 Abs. 1 EStG | Lohnkonto und die dazugehörigen Unterlagen | bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der zuletzt eingetragenen Lohnzahlung |
| § 147 Abs. 3 AO / § 257 Abs. 4 HGB | Buchungsbelege · sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen · Bücher und Abschlüsse | 8 Jahre · 6 Jahre · 10 Jahre |
Die letzte Zeile hat sich verändert: Für Buchungsbelege gilt inzwischen eine Frist von acht statt zehn Jahren – sowohl in § 147 Abs. 3 AO als auch in § 257 Abs. 4 HGB. Die verbreitete Faustregel „Belege zehn Jahre“ ist damit für den Regelfall überholt; zehn Jahre gelten weiterhin für Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte.
Beide Zweijahresfristen betreffen nur einen Ausschnitt – und genau dieser Ausschnitt wird kontrolliert.
§ 16 Abs. 2 ArbZG verpflichtet nicht dazu, die gesamte Arbeitszeit aufzuzeichnen, sondern die Zeit, die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgeht. Die entsprechenden Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. In der Praxis lässt sich diese Teilmenge nur bilden, wenn ohnehin vollständig erfasst wird – deshalb dokumentieren die meisten Betriebe alles und behandeln den gesamten Bestand nach dieser Frist.
§ 17 Abs. 1 MiLoG geht weiter: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind vollständig aufzuzeichnen, und zwar spätestens sieben Kalendertage nach dem Tag der Arbeitsleistung. Auch hier beträgt die Aufbewahrungsfrist mindestens zwei Jahre, gerechnet ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt. Welche Betriebe betroffen sind und was im Einzelnen aufzuzeichnen ist, behandelt der Beitrag Stundenzettel bei Minijob und Aushilfen; die branchenspezifischen Pflichten im Baugewerbe stehen in Stundenzettel im Handwerk und auf der Baustelle.
Ein Detail wird regelmäßig übersehen: Nach § 17 Abs. 2 MiLoG sind die erforderlichen Unterlagen in deutscher Sprache im Inland bereitzuhalten. Ein Archiv, das nur über einen Server im Ausland erreichbar ist, oder ein Bestand, den nur die Steuerkanzlei öffnen kann, erfüllt diese Anforderung im Prüfungstermin nicht zuverlässig.
Sobald der Stundenzettel Grundlage einer Zahlung ist, wird er zum Beleg – und Belege haben eigene Fristen.
Der Übergang ist unauffällig und passiert in fast jedem Betrieb: Der Zettel wird abgezeichnet, die Stunden fließen in die Lohnabrechnung, die Abrechnung wird gebucht. Damit ist der Zettel Bestandteil der Belegkette. Für Buchungsbelege gilt nach § 147 Abs. 3 AO eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren, für sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen von sechs Jahren. Parallel dazu verlangt § 41 Abs. 1 EStG, das Lohnkonto bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der zuletzt eingetragenen Lohnzahlung aufzubewahren.
Eigenständig daneben steht § 28f Abs. 1 SGB IV. Er kennt gar keine feste Jahreszahl, sondern knüpft an die Betriebsprüfung an: Entgeltunterlagen sind bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die letzte Prüfung folgt. Weil Prüfungen üblicherweise im Vierjahresrhythmus stattfinden, ergibt sich daraus praktisch ein Zeitraum von rund fünf Jahren – der sich aber verlängert, wenn eine Prüfung ausbleibt oder verschoben wird.
Die Zahl der Jahre ist nur die halbe Antwort. Entscheidend ist, wann die Uhr zu laufen beginnt.
Die arbeitszeitrechtlichen Fristen sind tagesbezogen: Der Nachweis für einen Arbeitstag im März 2026 ist zwei Jahre ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren, endet also im Frühjahr 2028. Die steuerlichen Fristen funktionieren anders. Nach § 147 Abs. 4 AO beginnt die Frist erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Buchungsbeleg entstanden ist. Ein Beleg aus dem Januar 2026 startet damit erst am 31. Dezember 2026 – die achtjährige Frist endet Ende 2034, also fast neun Jahre nach der Entstehung.
Für die Praxis folgt daraus eine schlichte Ablageregel: Nicht nach Fristen sortieren, sondern nach Jahrgängen. Wer den kompletten Bestand eines Kalenderjahres zusammenhält und ihn erst nach Ablauf der längsten einschlägigen Frist vernichtet, muss im Einzelfall nie entscheiden, welcher Zettel unter welche Norm fällt.
Die Bußgelder sind das eine – die Beweislage im Streitfall ist das teurere Problem.
Ein Verstoß gegen die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht des § 16 Abs. 2 ArbZG ist nach § 22 Abs. 1 Nr. 9 ArbZG eine Ordnungswidrigkeit und kann nach § 22 Abs. 2 ArbZG mit einer Geldbuße bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Für die Aufzeichnungspflicht nach § 17 Abs. 1 MiLoG liegt der Rahmen nach § 21 Abs. 3 MiLoG bei bis zu 50.000 Euro; wer die Unterlagen nicht bereithält, riskiert bis zu 30.000 Euro. Die Kontrolle liegt beim Zoll, der die Einhaltung des Mindestlohns prüft und dabei regelmäßig zuerst nach den Aufzeichnungen fragt.
Schwerer wiegt der zivilrechtliche Effekt. Vergütungsansprüche verjähren nach §§ 195, 199 BGB erst in drei Jahren zum Jahresende – ein Jahr länger, als die arbeitszeitrechtliche Aufbewahrungsfrist läuft. Wer Nachweise exakt nach zwei Jahren vernichtet, steht im dritten Jahr ohne Unterlagen da, während der Anspruch noch geltend gemacht werden kann. Welche Anforderungen ein Nachweis in dieser Situation erfüllen muss, behandelt der Beitrag Überstunden nachweisen.
Ein Archiv ohne Ende ist kein sicheres Archiv, sondern ein datenschutzrechtliches Risiko.
Arbeitszeitaufzeichnungen sind personenbezogene Daten. Nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO dürfen sie nur so lange in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Person ermöglicht, wie es für die Zwecke der Verarbeitung erforderlich ist. Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht ist ein solcher Zweck – solange sie läuft. Danach kehrt sich die Pflichtenlage um: Aus dem Aufbewahrenmüssen wird ein Löschenmüssen, sofern nicht ein konkreter Anlass wie ein laufendes Verfahren entgegensteht.
Praktisch heißt das, dass ein Löschkonzept zur Aufbewahrung dazugehört. Es hält je Dokumentart fest, welche Frist gilt, wann sie beginnt und was danach geschieht. Für Stundenzettel genügen dafür wenige Zeilen – vorausgesetzt, der Bestand ist nach Jahrgängen geordnet und nicht über Ordner, Mailanhänge und Tabellen verstreut.
Papier ist nicht vorgeschrieben – ein Scan-Ordner ohne Struktur genügt aber auch nicht.
Weder das Arbeitszeitgesetz noch das Mindestlohngesetz verlangen eine bestimmte Form; verlangt wird, dass die Aufzeichnungen vorhanden, lesbar und prüfbar sind. Für steuerlich relevante Unterlagen stellt § 147 Abs. 2 AO zusätzliche Anforderungen: Die bildliche Übereinstimmung mit dem Original muss gewahrt bleiben, und die Daten müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.
Vier Punkte entscheiden deshalb darüber, ob ein digitaler Bestand trägt: Vollständigkeit über den gesamten Zeitraum, eine Suche nach Person und Zeitraum, ein nachvollziehbarer Änderungsverlauf – eine überschriebene Tabellenzelle hinterlässt keine Spur – und ein Export, der auch dann noch funktioniert, wenn der Anbieter gewechselt wird. Der letzte Punkt wird beim Systemwechsel am häufigsten übersehen: Die Aufbewahrungspflicht endet nicht, wenn ein Vertrag endet.
Eine digitale Erfassung löst das Aufbewahrungsproblem nebenbei, weil sie den Bestand gar nicht erst zerstreut. Aplano erfasst die Zeiten per Browser, Mitarbeiter-App oder Tablet-Terminal, hält Buchungen samt Korrekturen und Freigaben nachvollziehbar vor und liefert Auswertungen und Exporte, die als Monatsnachweis verwendbar sind. Für den Zoll- oder Prüfungstermin heißt das: Personen- und Zeitraumauswahl statt Ordnersuche. Die Regeln, wie lange etwas vorgehalten wird, bleiben allerdings eine betriebliche Entscheidung – die Software führt das Archiv, sie legt die Frist nicht fest.
Aplano verbindet Zeiterfassung (Browser, App, Tablet-Terminal), Stundenkonten, ArbZG-Hinweise sowie Auswertungen und Exporte. Zeiterfassung ist im Pro-Tarif enthalten; der günstigste Einstieg beginnt bei 0,50 € je Person und Monat netto. 14 Tage testen ohne Kreditkarte, monatlich kündbar.
Aplano im Detail ansehenArbeitszeitrechtlich mindestens zwei Jahre. § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt, die Nachweise über die über acht Stunden hinausgehende werktägliche Arbeitszeit mindestens zwei Jahre aufzubewahren; § 17 Abs. 1 MiLoG verlangt dasselbe für die Aufzeichnungen bei geringfügig Beschäftigten und in den Branchen des § 2a SchwarzArbG. Längere Fristen von sechs, acht oder zehn Jahren gelten nicht automatisch für jeden Stundenzettel, sondern nur dann, wenn derselbe Beleg zugleich eine steuer- oder handelsrechtliche Funktion erfüllt.
Nicht mit dem Jahresende, sondern mit dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt – also tagesbezogen ab der jeweiligen Aufzeichnung. Ein Nachweis für den 10. März 2026 muss danach bis zum 10. März 2028 vorliegen. Die steuerlichen Fristen der Abgabenordnung laufen dagegen erst ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO) – sie sind faktisch also um bis zu zwölf Monate länger.
Ein Verstoß gegen § 16 Abs. 2 ArbZG ist eine Ordnungswidrigkeit und kann nach § 22 Abs. 2 ArbZG mit einer Geldbuße bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Wer die Aufzeichnungspflicht des § 17 Abs. 1 MiLoG verletzt, riskiert nach § 21 Abs. 3 MiLoG bis zu 50.000 Euro; für das Nichtbereithalten der Unterlagen sind es bis zu 30.000 Euro. Hinzu kommt der praktische Schaden: Ohne Aufzeichnungen lässt sich im Streit über Arbeitszeiten wenig belegen.
Ja. Weder das Arbeitszeitgesetz noch das Mindestlohngesetz schreiben Papier vor; verlangt wird, dass die Aufzeichnungen vorhanden, lesbar und prüfbar sind. Für steuerlich relevante Belege verlangt § 147 Abs. 2 AO zusätzlich, dass die bildliche Übereinstimmung mit dem Original gewahrt bleibt und die Daten während der gesamten Frist jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar sind. Ein Scan ohne Ordnung und ohne Suchmöglichkeit erfüllt das nicht.
In der Regel ja. Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten; nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO dürfen sie nur so lange in identifizierbarer Form gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist. Ist keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht mehr offen und steht auch keine Auseinandersetzung mehr im Raum, ist zu löschen. Ein unbefristetes Archiv „vorsichtshalber“ ist datenschutzrechtlich angreifbar.
Welche Angaben ein Nachweis enthalten muss, steht in Stundenzettel: Pflichtangaben und Aufbau. Warum eine selbst gebaute Tabelle beim Änderungsverlauf an ihre Grenze kommt, zeigt Stundenzettel-Vorlage in Excel oder Word, und wie sich der Medienbruch vermeiden lässt, beschreibt Vom Papier-Stundenzettel zur App.
Quellen und Stand (19. August 2026): § 16 ArbZG · § 22 ArbZG · § 17 MiLoG · § 21 MiLoG · § 147 AO · § 257 HGB · § 41 EStG · § 28f SGB IV · § 195 BGB · Art. 5 DSGVO. Rechtsinformationen ersetzen keine Beratung im Einzelfall; maßgeblich sind Gesetzestext, Arbeits- und Tarifvertrag.