Im Handwerk laufen zwei Nachweispflichten nebeneinander, die im Alltag ständig verwechselt werden: die gegenüber dem Zoll und die gegenüber dem Kunden. Wer sie trennt, verliert weder Geld noch eine Prüfung.
Der Grund für die Verwirrung ist sprachlich: Alle Formulare heißen ähnlich und tragen dieselben Spalten. Rechtlich haben sie nichts miteinander zu tun.
Der eine Beleg richtet sich an den Staat. Er beantwortet die Frage, ob eine beschäftigte Person zulässige Zeiten gearbeitet und dafür mindestens den Mindestlohn erhalten hat. Adressat ist die Finanzkontrolle Schwarzarbeit, Grundlage sind § 17 MiLoG und § 16 Abs. 2 ArbZG.
Der andere richtet sich an den Kunden. Er beantwortet die Frage, welcher Aufwand für einen bestimmten Auftrag angefallen ist und deshalb bezahlt werden muss. Adressat ist der Auftraggeber, Grundlage ist der Werkvertrag – entweder nach BGB oder, wenn vereinbart, nach der VOB/B.
| Stundenzettel (Arbeitszeitnachweis) | Regiebericht (Leistungsnachweis) | |
|---|---|---|
| Zweck | Nachweis der Arbeitszeit je Beschäftigtem | Nachweis des Aufwands je Auftrag |
| Adressat | Zoll, Prüfbehörden, Rentenversicherung | Auftraggeber, im Streitfall das Gericht |
| Grundlage | § 17 MiLoG, § 16 Abs. 2 ArbZG, § 2a SchwarzArbG | Werkvertrag, § 15 VOB/B bei VOB-Verträgen |
| Bezugsgröße | Person und Kalendertag | Auftrag oder Objekt |
| Frist | Aufzeichnung binnen 7 Kalendertagen | werktäglich oder wöchentlich einzureichen |
| Aufbewahrung | mindestens 2 Jahre | bis zur Abrechnung, praktisch bis Ablauf der Gewährleistung |
| Unterschrift | nicht vorgeschrieben | nicht vorgeschrieben, aber der entscheidende Beweisvorteil |
Auf einen Nenner gebracht: Ein Regiebericht ohne Auftrag ist wertlos, ein Stundenzettel ohne Person ebenso. Wer beide Nachweise in einem einzigen Formular führen will, muss deshalb beide Bezugsgrößen mitschreiben – Person und Auftrag.
Beide Belege haben eine Frist, und beide Fristen werden in der Praxis regelmäßig gerissen – mit unterschiedlichen, aber jeweils teuren Folgen.
Die Sieben-Tage-Frist gilt für die Arbeitszeitaufzeichnung und läuft unabhängig von der Abrechnung. Wer die Zettel der Kolonne erst zum Monatsende einsammelt, hat drei Wochen verspätet aufgezeichnet – auch dann, wenn inhaltlich alles stimmt.
Die Sechs-Werktage-Frist wirkt in die andere Richtung und arbeitet für den ausführenden Betrieb: Reicht er seine Stundenlohnzettel ordnungsgemäß ein und gibt der Auftraggeber sie nicht innerhalb von sechs Werktagen nach Zugang zurück, gelten sie als anerkannt. Diese Anerkenntnisfiktion aus § 15 Abs. 3 VOB/B ist der stärkste Grund, Regieberichte täglich oder wöchentlich und nachweisbar einzureichen statt gesammelt zur Schlussrechnung.
Hier hat der Bundesgerichtshof die Anforderungen deutlich niedriger angesetzt, als viele Betriebe annehmen – und als viele Auftraggeber behaupten.
Für eine schlüssige Abrechnung von Stundenlohnarbeiten muss der Auftragnehmer grundsätzlich nur darlegen, wie viele Stunden zu welchen Stundensätzen angefallen sind. Eine Aufschlüsselung der Stunden nach einzelnen Tätigkeiten oder nach Zeitabschnitten ist nicht erforderlich. Das hat der BGH mit Urteil vom 17.04.2009 (VII ZR 164/07) entschieden und mit Beschluss vom 01.02.2023 (VII ZR 882/21) ausdrücklich bestätigt. Detaillierter abrechnen muss nur, wer sich vertraglich dazu verpflichtet hat.
Daraus folgt keine Einladung zur Nachlässigkeit, sondern eine Arbeitsteilung. Rechtlich genügen Stundenzahl und Satz. Praktisch entscheidet die Tätigkeitsangabe darüber, ob es überhaupt zum Streit kommt: Ein Kunde, der auf dem Bericht liest, wofür sieben Stunden angefallen sind, zahlt sie; ein Kunde, der nur „7 h“ liest, ruft an. Und wenn der Auftraggeber einwendet, der Aufwand sei unwirtschaftlich gewesen, ist er dafür zwar darlegungspflichtig – eine nachvollziehbare Leistungsbeschreibung entzieht diesem Einwand aber von vornherein den Boden.
Ein zweiter Punkt betrifft die Mängelbeseitigung. Stunden, die für die Beseitigung eigener Mängel aufgewendet werden, sind nicht vergütungsfähig. Wenn Regiestunden und Gewährleistungsarbeiten im selben Zeitraum auf derselben Baustelle anfallen, ist die saubere Trennung im Bericht der einzige Weg, den Vergütungsanspruch für den vergütungsfähigen Teil zu retten.
Die Pflichtangaben unterscheiden sich – die Kürangaben entscheiden über den Beweiswert.
| Angabe | Stundenzettel | Regiebericht |
|---|---|---|
| Name der beschäftigten Person | Pflicht | sinnvoll, für die Zuordnung der Sätze |
| Datum | Pflicht | Pflicht in der Sache |
| Beginn und Ende der Arbeitszeit | Pflicht | üblich, aber nicht zwingend |
| Dauer der Arbeitszeit | Pflicht | der Kern des Belegs |
| Pausen | ergibt sich aus Beginn, Ende und Dauer | sollte abgezogen und erkennbar sein |
| Auftrag, Objekt oder Bauvorhaben | freiwillig | unverzichtbar |
| Tätigkeitsbeschreibung | freiwillig | rechtlich nicht gefordert, praktisch entscheidend |
| Material, Geräte, Fremdleistungen | nein | gehört dazu, wenn nach Aufwand abgerechnet wird |
| Stundensatz | nein | ja, sonst ist die Abrechnung nicht schlüssig |
| Unterschrift des Auftraggebers | nein | der wichtigste freiwillige Bestandteil |
Zur Unterschrift lohnt eine Klarstellung: Sie ist nirgends vorgeschrieben. Ihr Wert liegt darin, dass die auftraggebende oder bauleitende Person die Angaben zeitnah bestätigt – zu einem Zeitpunkt, an dem sich noch überprüfen lässt, wer wie lange vor Ort war. Genau deshalb sieht auch § 15 Abs. 3 VOB/B die Bescheinigung durch den Auftraggeber vor. Eine Unterschrift ersetzt jedoch nicht die vorherige Beauftragung der Stundenlohnarbeiten und macht aus einem unwirtschaftlichen Aufwand keinen vergütungsfähigen.
Fehlt der Nachweis ganz oder ist er unzureichend, ist der Anspruch nicht automatisch verloren: Nach § 15 Abs. 5 VOB/B kann die Vergütung dann nach dem wirtschaftlich vertretbaren Aufwand ermittelt werden, den die nachweisbar erbrachte Leistung erfordert hätte. Das ist allerdings der teure Weg – über ein Gutachten statt über einen Zettel.
Beide Nachweise beruhen auf denselben Rohdaten: Wer war wann wo und hat woran gearbeitet. Nur die Auswertung unterscheidet sich.
Wer beides auf Papier führt, schreibt jede Stunde zweimal – einmal für den Lohn, einmal für die Rechnung – und produziert damit zuverlässig Differenzen zwischen beiden Belegen. Genau diese Differenzen fallen später auf: dem Kunden, der mehr Stunden auf der Rechnung als im Bericht findet, oder dem Prüfer, der Auftragsstunden ohne passende Arbeitszeit sieht.
Der saubere Weg ist eine Erfassung mit zwei Dimensionen: Die Buchung trägt immer die Person und den Auftrag. Aus demselben Datensatz entstehen dann der personenbezogene Arbeitszeitnachweis für die Prüfung und die auftragsbezogene Aufwandsübersicht für die Rechnung. Aplano erfasst Zeiten über die Mitarbeiter-App, im Browser oder über ein Tablet als Stempeluhr mit RFID oder Fingerabdruck, ordnet Buchungen Projekten zu und protokolliert Korrekturen über einen Antrag mit Freigabe; die Auswertungen lassen sich getrennt nach Person und nach Projekt exportieren. Die Zeiterfassung ist im Pro-Tarif enthalten (4,50 € je Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt., Stand Juli 2026) und 14 Tage ohne Kreditkarte testbar.
Was das im Vergleich zur Papierlösung an Zeit und Geld ausmacht, rechnet die Seite Zahlen & Rechenwege durch; den Umstieg selbst beschreibt Vom Papier-Stundenzettel zur App.
Der Stundenzettel ist ein arbeitsrechtlicher Nachweis: Er dokumentiert Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit einer beschäftigten Person und richtet sich an Zoll und Prüfbehörden. Der Regiebericht – auch Rapport- oder Regiezettel genannt – ist ein werkvertraglicher Leistungsnachweis: Er belegt gegenüber dem Auftraggeber, welche Stunden, welches Material und welche Geräte für einen Auftrag angefallen sind. Beide können auf denselben Zeiterfassungsdaten beruhen, haben aber unterschiedliche Zwecke und Fristen.
Nach § 15 Abs. 3 VOB/B sind die Listen je nach Verkehrssitte werktäglich oder wöchentlich einzureichen. Der Auftraggeber muss die bescheinigten Stundenlohnzettel unverzüglich zurückgeben, spätestens innerhalb von sechs Werktagen nach Zugang. Gibt er sie nicht rechtzeitig zurück, gelten sie als anerkannt. Diese Anerkenntnisfiktion ist der praktische Grund, Regieberichte zeitnah und nachweisbar einzureichen.
Grundsätzlich nicht. Nach der Rechtsprechung des BGH – Urteil vom 17.04.2009 (VII ZR 164/07), bestätigt durch Beschluss vom 01.02.2023 (VII ZR 882/21) – muss der Auftragnehmer für eine schlüssige Abrechnung nur darlegen, wie viele Stunden zu welchen Stundensätzen angefallen sind. Eine Zuordnung zu einzelnen Tätigkeiten oder Zeitabschnitten ist nur erforderlich, wenn die Parteien eine entsprechend detaillierte Abrechnung vereinbart haben.
Eine gesetzliche Unterschriftspflicht besteht nicht. Die Unterschrift der bauleitenden oder auftraggebenden Person erhöht aber den Beweiswert erheblich, weil sie die Angaben zeitnah bestätigt. Sie ersetzt nicht die vorherige Vereinbarung über die Ausführung im Stundenlohn: Nach § 2 Abs. 10 VOB/B werden Stundenlohnarbeiten nur vergütet, wenn sie vor Beginn ausdrücklich vereinbart wurden.
Nein. Der Regiebericht weist Auftragsstunden aus, die Arbeitszeitdokumentation nach § 17 MiLoG verlangt Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit je Person, aufgezeichnet binnen sieben Kalendertagen und zwei Jahre aufzubewahren. Fahrzeiten, Rüstzeiten und Zeiten ohne Auftragsbezug fehlen auf einem Regiebericht typischerweise – für die Prüfung durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit reicht er deshalb nicht aus.
Welche Angaben ein Arbeitszeitnachweis enthalten muss, steht in Stundenzettel: Pflichtangaben und Aufbau. Die Besonderheiten auf der Baustelle behandelt Stundenzettel im Handwerk und auf der Baustelle, die Fristen im Detail Aufbewahrungsfrist für Stundenzettel. Die Branchenpraxis fasst die Seite Praxis zusammen.
Quellen und Stand (2. September 2026): § 17 MiLoG · § 16 ArbZG · § 2a SchwarzArbG · § 15 VOB/B – Stundenlohnarbeiten und § 2 Abs. 10 VOB/B · BGH, Urteil vom 17.04.2009 – VII ZR 164/07, und BGH, Beschluss vom 01.02.2023 – VII ZR 882/21 (Anforderungen an die Abrechnung von Stundenlohnarbeiten) · Zoll: Mitführungs-, Vorlage- und Meldepflichten · Aplano: Zeiterfassung und Preise (abgerufen Juli 2026). Rechtsinformationen ersetzen keine Beratung im Einzelfall; die VOB/B gilt nur, wenn sie vereinbart wurde.