Die Pauschale hängt an einer Zahl, die auf den meisten Stundenzetteln gar nicht steht: der Abwesenheitsdauer. Wer nur Arbeitszeit dokumentiert, verschenkt bei jeder Montage 14 Euro – oder zahlt sie versteuert aus.
Die Sätze stehen in § 9 Abs. 4a EStG und sind seit 2020 unverändert. Die im Wachstumschancengesetz vorgesehene Anhebung auf 16 und 32 Euro hat es nicht in die verabschiedete Fassung geschafft.
| Fall | Abwesenheit | Pauschale Inland |
|---|---|---|
| Eintägige Auswärtstätigkeit | mehr als 8 Stunden | 14 € |
| Eintägige Auswärtstätigkeit | 8 Stunden oder weniger | 0 € |
| An- und Abreisetag mit Übernachtung | ohne Mindestdauer | 14 € |
| Zwischentag einer mehrtägigen Reise | volle 24 Stunden | 28 € |
| Tätigkeit über Mitternacht ohne Übernachtung | mehr als 8 Stunden insgesamt | 14 €, zugeordnet dem Tag mit dem überwiegenden Teil |
Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Sätze, die das Bundesfinanzministerium jährlich neu bekannt gibt. Die Systematik ist dieselbe: voller Satz bei 24 Stunden, 80 Prozent davon bei mehr als acht Stunden und an An- und Abreisetagen.
Die häufigste Ursache für verlorene Pauschalen ist keine Rechenschwäche, sondern eine Verwechslung zweier Zeiträume.
Der Stundenzettel dokumentiert Arbeitszeit: Beginn, Ende, Pausen, Dauer. Die Verpflegungspauschale knüpft dagegen an die Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte an – einschließlich Fahrtzeiten und Pausen. Beide Zeiträume fallen bei Montage, Außendienst und Lieferverkehr regelmäßig auseinander.
Ein Rechenbeispiel: Ein Monteur fährt um 6:30 Uhr zu Hause los, arbeitet von 8:00 bis 16:30 Uhr mit 30 Minuten Pause und ist um 17:30 Uhr zurück. Der Stundenzettel weist 8,0 Stunden Arbeitszeit aus – die Acht-Stunden-Grenze wäre damit nicht überschritten. Tatsächlich war er 11 Stunden abwesend, die Pauschale von 14 Euro steht zu. Wer diesen Unterschied nicht dokumentiert, verliert sie – bei 180 Einsatztagen im Jahr immerhin 2.520 Euro je Person.
Für Beschäftigte ohne feste erste Tätigkeitsstätte – etwa im Lieferverkehr oder bei täglich wechselnden Baustellen – zählt allein die Abwesenheit von der Wohnung. Auch wer morgens einen Sammelpunkt oder Betriebshof ansteuert, verliert die Verpflegungspauschale dadurch nicht; nur die Fahrtkosten dorthin werden wie Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte behandelt. Welche Zeiten davon als Arbeitszeit zählen, klärt Stundenzettel im Handwerk und auf der Baustelle.
Sobald der Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung ein Dritter eine Mahlzeit stellt, ist die Pauschale zu kürzen – auch dann, wenn niemand zugreift.
| Mahlzeit | Kürzung | Betrag Inland |
|---|---|---|
| Frühstück | 20 % der Tagespauschale | 5,60 € |
| Mittagessen | 40 % der Tagespauschale | 11,20 € |
| Abendessen | 40 % der Tagespauschale | 11,20 € |
| Alle drei Mahlzeiten | 100 % | 28,00 € – Pauschale entfällt |
Gekürzt wird immer von den 28 Euro der vollen Tagespauschale, nicht vom tatsächlich zustehenden Betrag. An einem eintägigen Einsatz mit 14 Euro Anspruch und gestelltem Mittagessen bleiben also 2,80 Euro übrig; ein weiteres Essen führt zu null, nicht zu einem negativen Wert. Typische Auslöser sind das Hotelfrühstück in der Übernachtungsrechnung, das Catering beim Kunden und die Bewirtung durch den Auftraggeber – nicht dagegen kleine Aufmerksamkeiten wie Kaffee, Kekse oder belegte Brötchen im Besprechungsraum.
Praktisch heißt das für den Nachweis: Neben der Abwesenheitsdauer gehört je Tag ein Vermerk dazu, welche Mahlzeiten gestellt wurden. Ohne diesen Vermerk lässt sich die Kürzung im Nachhinein nicht belegen – und die Lohnabrechnung muss im Zweifel vorsichtig rechnen.
Verpflegungspauschalen sollen den Mehraufwand der Umstellung abgelten. Wer sich an eine Einsatzstelle gewöhnt hat, gilt steuerlich als versorgt.
Für die längerfristige Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte ist der Abzug auf die ersten drei Monate beschränkt. Zwei Details entscheiden über den Fristlauf:
Damit wird die Frist zu einer Kalenderfrage, die sich nur mit einer Historie je Einsatzort beantworten lässt. Auf Papierzetteln, die nach Personen abgeheftet werden, ist sie kaum nachvollziehbar; in einer Erfassung mit Objekt- oder Kundenzuordnung fällt sie als Auswertung an. Wie eine solche Zuordnung aufgebaut wird, zeigt Stundennachweis und Regiebericht.
Die Pauschale ist entweder Werbungskosten in der Steuererklärung der Beschäftigten – oder eine steuerfreie Erstattung des Arbeitgebers. Beides zugleich geht nicht.
| Zahlung | Steuerliche Behandlung | Grundlage |
|---|---|---|
| bis zur Höhe der zustehenden Pauschale | steuerfrei, beitragsfrei | § 3 Nr. 16 EStG |
| darüber, bis zu 100 % Überschreitung | pauschal 25 % Lohnsteuer, beitragsfrei | § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG |
| alles Weitere | regulär steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn | § 19 EStG |
| keine Erstattung durch den Arbeitgeber | Werbungskostenabzug bei den Beschäftigten | § 9 Abs. 4a EStG |
Für die Pauschalversteuerung wird die zustehende Pauschale ohne Mahlzeitenkürzung als Vergleichsmaßstab herangezogen. Ein Betrieb, der pro vollem Reisetag 50 Euro zahlt, kann also 28 Euro steuerfrei und weitere 22 Euro mit 25 Prozent pauschal abrechnen.
Vergütet der Betrieb zusätzlich eine tarifliche oder freiwillige Auslösung, ist sauber zu trennen: Der Teil, der Verpflegungsmehraufwand abgilt, folgt diesen Regeln; ein Teil für Übernachtung oder Erschwernis wird eigenständig beurteilt.
Vier zusätzliche Angaben je Einsatztag genügen, damit die Pauschale prüfungsfest belegt ist.
| Angabe | Wozu sie gebraucht wird |
|---|---|
| Abfahrt und Rückkehr (Uhrzeit) | Abwesenheitsdauer und damit die Acht-Stunden-Grenze |
| Einsatzort oder Kunde | Nachweis der auswärtigen Tätigkeit und Fristlauf der drei Monate |
| Gestellte Mahlzeiten | Höhe der Kürzung je Tag |
| Übernachtung ja/nein | Unterscheidung eintägig, An- und Abreisetag, Zwischentag |
Auf Papier bedeutet das eine zweite Spalte neben der Arbeitszeit – und einen zweiten Erfassungsschritt, der im Feierabend gern ausfällt. In einer App lassen sich Abfahrt und Rückkehr als eigene Stempel führen und die Mahlzeiten je Tag ankreuzen, sodass Abwesenheitsdauer, Kürzung und Dreimonatsfrist ohne Nachrechnen aus derselben Erfassung fallen.
Aplano erfasst Zeiten mobil per Browser oder App, ordnet sie Projekten und Einsatzorten zu und exportiert die Monatswerte an die Lohnabrechnung; Kommentare je Buchung nehmen Abfahrt, Rückkehr und gestellte Mahlzeiten auf. Die Zeiterfassung ist im Pro-Tarif enthalten (4,50 € je Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt., Stand Juli 2026) und 14 Tage ohne Kreditkarte testbar; der günstigste Einstieg beginnt bei 0,50 €. Den Umstieg beschreibt Vom Papier-Stundenzettel zur App.
Im Inland unverändert 14 Euro bei mehr als acht Stunden Abwesenheit und 28 Euro bei 24 Stunden Abwesenheit. An- und Abreisetage mehrtägiger Reisen mit Übernachtung werden ohne Mindestdauer mit 14 Euro angesetzt. Die im Wachstumschancengesetz vorgesehene Anhebung auf 16 und 32 Euro wurde nicht umgesetzt.
Die Abwesenheit. Maßgeblich ist, wie lange die Person von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte entfernt war – Fahrtzeiten und Pausen eingeschlossen. Ein Stundenzettel, der nur die reine Arbeitszeit ausweist, unterschreitet die Acht-Stunden-Grenze deshalb regelmäßig, obwohl die Pauschale zusteht.
Um 20 Prozent für ein Frühstück und um je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen – berechnet immer von der vollen Tagespauschale von 28 Euro, also um 5,60 beziehungsweise 11,20 Euro. Die Kürzung gilt auch an Tagen, an denen nur 14 Euro zustehen; unter null kann die Pauschale dabei nicht sinken.
Verpflegungspauschalen gibt es für dieselbe auswärtige Tätigkeitsstätte nur für die ersten drei Monate. Die Frist läuft nur, wenn dort mindestens an drei Tagen pro Woche gearbeitet wird. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu in Gang – unabhängig vom Grund der Unterbrechung.
Ja. Bis zur Höhe der Pauschale ist die Erstattung steuerfrei. Darüber hinaus kann der Arbeitgeber den übersteigenden Betrag mit 25 Prozent pauschal versteuern, soweit die zustehenden Pauschalen um nicht mehr als 100 Prozent überschritten werden. Alles darüber ist regulär steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn.
Welche Angaben ein Nachweis grundsätzlich braucht, steht in Stundenzettel: Pflichtangaben und Aufbau. Wie lange die Unterlagen aufzubewahren sind, klärt Aufbewahrungsfristen für Stundenzettel. Die Branchenpraxis fasst die Seite Praxis zusammen.
Quellen und Stand (10. September 2026): § 9 Abs. 4a EStG (Verpflegungspauschalen, Kürzung, Dreimonatsfrist) · § 3 Nr. 16 EStG (steuerfreie Erstattung) · § 40 Abs. 2 EStG (Pauschalversteuerung mit 25 %) · § 17 MiLoG (Aufzeichnungspflicht) · BMF: Reisekosten und Auslandspauschalen · Aplano: Zeiterfassung und Preise (abgerufen Juli 2026). Beträge sind Inlandssätze; für Auslandsreisen gelten die jährlich veröffentlichten länderspezifischen Pauschalen. Steuerinformationen ersetzen keine Beratung im Einzelfall.